SIG

          Un sistema de información gerencial es un sistema integrado que proporciona información con el objeto de apoyar la planeación, control y las operaciones de una organización con el fin de desarrollar información útil en la administración. Implica personal, procedimientos, equipos, modelos y otros.

          Los sistemas de información gerencial se distinguen de los sistemas de procesamiento de datos y de transacciones porque destacan la toma de decisiones administrativas. 

 

    Un sistema de información gerencial utiliza la información del pasado, presente y de proyección para apoyar la solución de problemas y la toma de decisiones. Lo importante es tener disponible la información de manera oportuna, que sea uniforme entre todos los usuarios sin tomar en cuenta el departamento donde ellos trabajan.  

 

     El concepto de sistema de información gerencial en tener presente de que existe un requerimiento esencial para la comunicación entre los diferentes centros de decisiones de una organización. Por ello, cada elemento de una organización para tomar decisiones depende de los datos de información que se originan en otras áreas de la organización.

        Un componente básico de los sistemas de información gerencial es el conjunto de procedimientos que lo sustentan. La falta de uno de los procedimientos es un factor decisivo al evaluar la utilidad y éxito del sistema. A continuación se describen los procedimientos principales de un sistema:

• Captura y validación de datos: define la forma en que deben capturarse y validarse los datos, para mantener una integridad y precisión, debido a que datos inexactos o incompletos pueden traer como consecuencia tomas de decisión incorrectas y por tanto obtener malos resultados para la organización.
• Administración de datos: control de almacenamiento y conservación de datos por medio de procedimientos y normas para garantizar el acceso desde varias aplicaciones.
• Seguridad e integridad: procedimientos que garanticen la integridad de los datos, evitando perdidas, y controlando el acceso sólo a personas autorizadas, así como los movimientos que se lleven a cabo con ellos: captura, recuperación, cambios, entre otros.

 

 Estructura de los SIG

 

Los sistemas de información gerencial soportan las actividades o administrativas, esto significa que la estructura de un sistema de información se puede clasificar en términos de una jerarquía de la planeación gerencial y de las actividades de           control.  

 

 

 

 

Jerarquía de las actividades administrativas

 

Las siguientes categorías de la planeación administrativa y de control fueron definidas por Anthony R. N.

- Planeación estratégica: definición de objetivos, políticas y criterios generales para planear el curso de la organización. 

- Control administrativo y planeación táctica: adquisición de recursos, tácticas para la adquisición, localización de plantas, nuevos productos, establecimiento y seguimiento de presupuestos. 

- Planeación operacional y control: uso efectivo y eficiente de los recursos para ejecutar las operaciones con restricciones en los presupuestos.

• Según las funciones organizacionales.

    La estructura de un sistema de información se puede también describir en relación con las funciones organizacionales que utilizan la información. No hay estándares para la clasificación de funciones, sin embargo, un conjunto de funciones típicas de una compañía manufacturera incluye producción, ventas y mercadeo, finanzas y contabilidad, logística, personal y sistemas de información. La alta gerencia se puede considerar también como una función separada.

    Cada una de estas funciones tiene necesidades únicas y cada una requiere un sistema de información de soporte diseñado para ella. Una empresa puede no estar actualmente organizada en sus líneas funcionales, pero en general, los subsistemas de información lógicos seguirán los lineamientos funcionales.

 

VINCULACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

Los sistema de información gerencial como ya lo decíamos son todos lo datos que necesariamente ayuda a los administradores para llevar un mejor desarrollo en lo que se trabaja, por que permite identificar rápidamente cualquier problema de manera que aplicando este método se encuentra la solución mas pronta al asunto.

Para ejecutar esta herramienta se debe aplicar de forma continua todos los pasos a que se refiere la información que se realiza.
El sistema de información en el ámbito administrativo y contable sirve como ayuda en las operaciones, ya que lo incluyen como un factor importante en las facturaciones, inventarios los activos y los pasivos.

Un factor muy importante que se conoció fue, que en toda organización con la aplicación de los sistemas de información gerencial, es la identificación del problema de manera rápida, clara y precisa.

Cabe destacar que no debemos pasar, lo importante que es la capacitación y entrenamiento para los usuarios, ya que podemos manejar el sistema de información gerencial como un punto clave para la empresa u organización.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA LA ORGANIZACIÓN

Un sistema de información gerencial es de gran importancia para cualquier organización, ya que proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales. Brinda una amplia y completa gama de información. Genera proyecciones y estudios estadísticos. En conclusión permite planear, controlar y hacer seguimiento de las operaciones de una empresa proporcionando las bases que se requieren para la toma de decisiones.

SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES: DEFINICIÓN, OBJETIVOS, CARACTERÍSTICAS, VENTAJAS Y DESVENTAJAS

La planificación de recursos empresariales es un término derivado de la planificación de recursos de manufactura (MRPII) y seguido de la planificación de requerimientos de material (MRP); sin embargo los ERP han revolucionado hacia modelos de suscripción por el uso del servicio.

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la planificación de recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

 

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

• Optimización de los procesos empresariales.
• Acceso a la información.
• Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.



Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que deben ser modulares y configurables:

• Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica, es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, entre otros.
• Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos.

Otras características destacadas de los sistemas ERP son:

• Base datos centralizada.
• Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
• En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.
• Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingenería de procesos, aunque no siempre es necesario.

 Ventajas

Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.


 Desventajas


Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP se deben a la inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

• El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.
• Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.
• La instalación del sistema ERP es muy costosa.
• Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.
• El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura corporativa.
• Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este punto se cita como una de las principales causas de falla.
• Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
• Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.
• Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán la confiabilidad de algunas aplicaciones.
• Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
• La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.
• La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software.
• Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.
• Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.